[nl] Achtergrond: schooladministraties, leerlingvolgsystemen en elektronische leeromgeving

Ecois *) wil u voortaan regelmatig een compact achtergrondartikel aanbieden. We proberen daarin kort en krachtig en onafhankelijk van leveranciers een bepaald onderwerp voor u te duiden. We beginnen met (geautomatiseerde) “Schooladministratiesystemen, leerlingvolgsystemen en elektronische leeromgevingen “, begrippen waar je de laatste tijd ook in Suriname regelmatig over hoort spreken. Leveranciers beloven u gouden bergen en, toegegeven, sommige praktijkervaringen zijn heel positief. Hoe zit dat nou?

Inleiding

Een school is een complexe organisatie. Ze heeft te maken met honderden leerlingen en idem ouders/verzorgers, tientallen docenten, lokalen, apparaten, installaties, boeken, verbruiksmaterialen, financiën, leerdoelen, leerplannen, leermaterialen, leeractiviteiten, toetsen, repetities, correcties, cijfers, rapporten en andere feedback. Zelfs zonder dat nog maar iemand iets geleerd heeft, valt er al heel veel te administreren! Bovendien wil je niet alleen zaken vastleggen, maar ook vergelijken met eerder opgestelde plannen, begrotingen of streefcijfers, periodiek in de gaten houden of alles goed gaat en zo nodig bijsturen. Tenslotte wil je door al deze informatie heen kunnen kijken om nieuw beleid voor te bereiden en zijn er altijd hogere machten (bestuur, overheid) die rapportages verwachten en met wensen en richtlijnen komen. Hoe fantastisch zou het niet zijn als dit alles via een druk op de knop uit de computer zou kunnen rollen!

Jammer, maar dat beloofde land bestaat nog niet. Er bestaan wel deeloplossingen, die al dan niet interessant kunnen zijn:

• een digitaal schooladministratiesysteem is een hulpmiddel voor de administratieve medewerkers en het schoolhoofd; het gaat over mensen, spullen, gebouwen, geld, rapporten, mailings en dergelijke;
• een digitaal leerlingvolgsysteem is vooral een hulpmiddel voor de leerkracht; via toetsen wordt de ontwikkeling van leerlingen gemeten, de voortgang bijgehouden en worden nieuwe doelen gesteld; soms ligt de nadruk meer op toetsen los van de leermethode, soms meer op het ondersteunen van een bepaalde leermethode;
• een elektronische leeromgeving is voor de leerkrachten een hulpmiddel om leermaterialen en leeractiviteiten te ontwikkelen en klaar te zetten en voor de leerlingen een hulpmiddel om die leermaterialen tot zich te nemen en om individuele of gemeenschappelijke leeractiviteiten uit te voeren.

Schooladministratiesysteem

Het is zeker de moeite waard om eens door een brochure over een schooladministratiesysteem te bladeren of een demonstratie van een dergelijk systeem mee te maken. Het prikkelt de fantasie om te zien wat in principe allemaal mogelijk is. U heeft bovendien de keuze uit tientallen Nederlandstalige systemen, sommige speciaal voor het Nederlands taalgebied ontwikkeld, andere voor de internationale markt, maar met een versie in de Nederlandse taal. In Vlaanderen hoor je vaak schoolonline.be als voorbeeld noemen, in Nederland Magister. Internationaal is OpenSIS bekend, een commerciëel systeem dat desondanks open source is en waarvan een zogenoemde community-editie gratis beschikbaar is.

Zou dit ook iets voor Suriname zijn? Zonder meer, maar bezint eer ge begint:

• Sommige systemen zijn klein begonnen en in de loop der jaren organisch meegegroeid met de wensen van klanten. Het gevolg is dat zo een systeem wel veel kan, maar eigenlijk een onoverzichtelijke warboel is. Het is als een bouwwerk waar nooit een architect aan te pas gekomen is. Dat werkt niet prettig en iedere ingreep haalt een hoop overhoop en is daardoor kostbaar.
• Veel systemen zijn ontwikkeld voor één bepaald schooltype, bijv. de Nederlandse basisschool. Prettig dat zo een programma in het Nederlands met u communiceert, maar in het Surinaamse GLO zijn andere gegevens belangrijk om vast te leggen en zijn andere overzichtjes en rapportages gewenst. Ook is het aantal mensen dat goed met computers overweg kan veel kleiner en heeft echt nog niet iedereen zo een apparaat de hele dag tot zijn/haar beschikking. Uiteraard kunt u een systeem aan uw wensen laten aanpassen, maar dat wordt al gauw een kostbare “verbouwing”.
• Bijna alle systemen werken met “closed source code”, dat wil zeggen dat de programmacode afgeschermd is. U kunt daardoor nooit (laten) nagaan hoe het systeem exact werkt en hoe uw gegevens daarbinnen georganiseerd zijn. Dat kan problemen geven op het moment dat u ooit op een ander administratiesysteem wil of moet overstappen.

Vergelijken we een papieren schooladministratie met een digitale, dan kan een goed opgezette digitale schooladministratie veel tijd besparen en de kwaliteit van beheer en bestuur van de school verbeteren doordat nagenoeg zonder extra moeite tijdig actuele en eenduidige informatie beschikbaar komt.

Leerlingvolgsysteem

Een leerlingvolgsysteem is gericht op het volgen van de ontwikkelingen van de individuele leerlingen, het signaleren van aandachtspunten en het eventueel plannen van acties. We noemen hier twee voorbeelden:

• LOVS – Cito Volgsysteem Primair Onderwijs (LOVS); dit is een volgsysteem dat los staat van de leermethode; zie http://www.cito.nl/onderwijs/primair%20onderwijs/cito_volgsysteem_po.aspx.
• HOREB-PO – leerlingvolgsysteem dat hoort bij ontwikkelingsgericht leren volgens HOREB (Handelingsgericht Observeren, Registreren en Evalueren van Basisontwikkeling); zie www.horeb-po.nl.

Zou dit ook iets voor Suriname zijn? Dat kan mits de toetsen “gelokaliseerd” worden, d.w.z. aangepast aan de lokale Surinaamse situatie. Gelukkig zijn dergelijke toetsen niet “hard” in de programmatuur ingebakken en daardoor relatief eenvoudig aan te passen of te vervangen.

Blijkt na onderzoek dat er geen geschikt digitaal volgsysteem voor Suriname te vinden is, dan is het mogelijk om er zelf een te ontwikkelen, bijvoorbeeld op basis van de toets- en rapportage-functies zoals die voorkomen in een elektronische leeromgeving.

Voor HOREB-PO bestaat concreet vergelijkingsmateriaal over de waardering van leerkrachten voor de papieren versus de digitale versie. Hoewel de leerkrachten voor sommige onderdelen liever de papieren versie gebruiken, zijn ze vrijwel unaniem positief over de digitale vorm. Zie het boekje “Een digitaal klassenboek; opbrengsten van een digitaal leerlingvolgsysteem voor het ontwikkelingsgericht onderwijs” dat vcerslag doet van een onderzoek hiernaar (http://www.impress.nl/klanten/kennisnet/images/downloadartikel/Nr._29_Een_digitaal_klassenboek.pdf).

Elektronische leeromgeving

Een elektronische leeromgeving is een combinatie van een auteursomgeving, een beheersysteem van leermaterialen, een leerlingadministratie, en de eigenlijke leeromgeving waar leerkrachten/begeleiders en leerlingen mee werken:

• in de auteursomgeving kan een docent/ontwikkelaar leermaterialen en individuele en samenwerkende leeractiviteiten aanmaken, importeren en bewerken en binnen een cursus arrangeren,
• via het beheersysteem van leermaterialen worden deze gearchiveerd en wanneer nodig geactiveerd,
• met behulp van de leerlingadministratie krijgen leerlingen toegang tot de leeromgeving en meer in het bijzonder tot een bepaalde cursus,
• in de eigenlijke leeromgeving nemen de leerlingen het leermateriaal tot zich en voeren ze individuele en samenwerkende leeractiviteiten uit die begeleid en beoordeeld worden door de leerkracht.

Een voorbeeld van een elektronische leeromgeving is het gratis en open source systeem Moodle. Binnen Moodle heeft een leerkracht veel vrijheid om een eigen pagina met materialen en activiteiten voor een lesvak samen te stellen. Je krijgt als het ware een uitgebreide kralendoos waarmee je naar eigen inzicht een kralensnoer kunt rijgen.

Zou dit ook iets zijn voor Suriname? Zeker, een elektronische leeromgeving vergemakkelijkt de communicatie tussen leerlingen en leerkrachten, versoepelt het distribueren van leermaterialen en maakt nieuwe vormen van leren en samenwerken mogelijk. Ze kan klassikaal gebruikt worden of buiten de klas (huiswerk) of zelfs als vorm van afstandsonderwijs. In Suriname maken AdeKUS, FHR, IOL en PTC gebruik van een elektronische leeromgeving, ook de Ecois-websitge is in feite een elektronische leeromgeving. In al deze gevallen gaat het om Moodle.

Tot slot

Er zit wel wat overlap tussen de verschillende systemen; ze hebben bijv. allemaal wel een lijst met leerlingen en cijferboekjes. Om te voorkomen dat dergelijke gegevens en hun mutaties telkens in meerdere systemen moeten worden ingevoerd en/of bijgehouden, is het van belang dat de systemen onderling automatisch gegevens kunnen uitwisselen. Ook proberen sommige systemen terrein te veroveren door te claimen dat ze een totaaloplossing bieden. In de praktijk valt dat vaak tegen.

Hoe dan ook, er komt veel kijken bij het invoeren van een digitale schooladministratie, digitaal leerlingvolgsysteem of elektronische leeromgeving. Er vallen geen standaard recepten te geven, terwijl ad hoc beslissen fataal kan uitpakken. Een projectaanpak met goed afgebakende fasen en fase-overgangen biedt o.i. de meeste kans op succes.

*) Dit artikel is eerder verschenen in de ECOIS-Nieuwsbrief van november 2011; auteur Pieter van der Hijden m.m.v. Marco Ligtvoet en Lucenda Plet. Ecois staat voor Expertisecentrum Onderwijs & ICT Suriname, www.ecoisonline.org.